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Aug 18, 2023

Escolas Públicas do Condado de Harford implementando novo sistema de software empresarial

O Conselho de Educação do Condado de Harford teve uma prévia na segunda-feira do sistema Oracle Cloud escolhido no ano passado para lidar com suas atividades comerciais diárias. “A visão é desenvolver um sistema altamente eficiente e

O Conselho de Educação do Condado de Harford teve uma prévia na segunda-feira do sistema Oracle Cloud escolhido no ano passado para lidar com suas atividades comerciais diárias.

“A visão é desenvolver um sistema altamente eficiente e eficaz de processos integrados que afete positivamente todas as partes interessadas e, em última análise, o ciclo de vida de cada funcionário, desde o recrutamento até a aposentadoria”, disse a Superintendente Assistente de Serviços Empresariais, Deborah Judd.

Um sistema de Planejamento de Recursos Empresariais gerencia funções como contabilidade, compras, recursos humanos, folha de pagamento, integração e gerenciamento de projetos, de acordo com uma apresentação na reunião do Conselho de Educação na noite de segunda-feira.

O sistema atual, Infor Lawson S3, foi implementado nas Escolas Públicas do Condado de Harford há 20 anos. O sistema não oferece mais suporte ao módulo de negócios do sistema escolar. O corpo docente e os funcionários precisam criar soluções alternativas em papel, uma solução temporária, caso o sistema pare de funcionar, segundo Judd.

“A tecnologia mudou consideravelmente”, disse Judd. “Sabíamos há vários anos que precisávamos começar a fazer algumas mudanças.”

Em dezembro de 2020, o HCPS reuniu-se com as partes interessadas para determinar o que era necessário num novo sistema ERP. O comitê de avaliação era composto por seis membros votantes, três suplentes e dois consultores, incluindo membros dos departamentos de compras, finanças, orçamento, recursos humanos, operações, tecnologia e jurídico e de gestão de risco, de acordo com Jennifer Horner, supervisora ​​de compras do sistema escolar.

Uma Solicitação de Qualificações foi emitida em março de 2021 e oito empresas responderam. Após avaliações, as cinco principais empresas foram convidadas a fornecer demonstrações de alto nível, de um dia, antes que o comitê de consenso determinasse que todas as cinco empresas passariam para o processo de Solicitação de Proposta em dezembro de 2021.

Das cinco empresas, uma versão mais recente do RPI Infor Lawson e CherryRoad's Oracle foram as propostas com maior pontuação e passaram para a fase de demonstração aprofundada do processo de seleção.

Ambos os fornecedores tiveram vários dias de demonstração. A Oracle recebeu a pontuação mais alta pelo comitê de consenso. Em novembro, o conselho aprovou o custo único de implementação de US$ 7.343.000 e o custo de assinatura anual de US$ 1.084.733.

O sistema escolar espera que, ao implementar o sistema ERP da Oracle Cloud, possa aposentar o antigo sistema de software. O novo sistema eliminará a papelada e usará fluxo de trabalho automatizado, integrará a digitalização de documentos para maior eficiência e reduzirá a dependência de vários sistemas de silos e sistemas sombra, de acordo com a apresentação.

“Uma grande observação aqui é que o fornecedor mantém o sistema”, disse Judd.

Cinco distritos escolares no estado, incluindo a cidade de Baltimore e os condados de Charles, Frederick, Montgomery e Prince George, usam o Oracle.

“A Oracle é a terceira maior empresa de software do mundo”, disse Mark Davies, diretor de nuvem de gerenciamento de mudanças organizacionais da Oracle. “Gastamos muito dinheiro pesquisando desenvolvimento para tornar o produto melhor. A nuvem é atualizada a cada 90 dias.”

O cronograma de implementação do fornecedor é dividido em três fases: orçamento, finanças e compras; recursos humanos e folha de pagamento; e recrutamento. A fase orçamentária estará no ar em outubro, disse Jose Peres, vice-presidente de operações da CherryRoad Technologies.

“Recomendamos, tanto para a fase dois quanto para a terceira, um ciclo de implementação de 15 meses, que permite tempo suficiente para poder projetar, construir, testar, treinar e planejar as mudanças que a organização teria e seria capaz de implantar”, disse Peres. .

A mudança organizacional consiste em fazer com que um grupo de pessoas mude seu comportamento em um período específico de tempo para atingir objetivos específicos, disse Jeff Bailey, diretor sênior de entrega de nuvem de gerenciamento de mudanças organizacionais da Oracle.

“É o que chamamos de mudança proposital”, disse Bailey. “É isso que estamos tentando fazer e conseguimos fazer com o seu pessoal. Preparando-os para a mudança. É nossa responsabilidade que eles estejam prontos.”